W czasie pandemii koronawirusa wielokrotnie słyszymy w różnego rodzaju mediach, jak ważne jest teraz pozostanie w domu i kontakt z możliwie najmniejszą liczbą osób, aby zminimalizować ryzyko transmisji koronawirusa (SARS-CoV-2). Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 24 marca br. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii wprowadzono nowe obostrzenia w przemieszczaniu się osób przebywających na obszarze naszego kraju. Z każdym kolejnym dniem coraz więcej osób jest poddawanych obowiązkowej kwarantannie, która wiąże się z zakazem opuszczania domu lub innego miejsca pobytu w czasie jej trwania. Na tym tle pojawiają się między innymi pytania, jak zapewnić normalne funkcjonowanie spółki kapitałowej podczas „narodowej kwarantanny”, co w przypadku, gdy członek zarządu bądź piastun innego organu zostanie poddany obowiązkowej kwarantannie. Truizmem będzie stwierdzenie w tym miejscu, że w przypadku wielu spółek kapitałowych podjęcie w tym czasie odpowiednich decyzji przez ich organy, będzie kluczem do zminimalizowania strat związanych z pandemią koronawirusa.
Jak zatem podczas pandemii koronawirusa zapewnić organom spółki możliwość bieżącego podejmowania decyzji i możliwie najlepiej zabezpieczyć ją na wypadek nadzwyczajnych i niespodziewanych okoliczności w tych trudnych czasach?
Jeszcze tytułem wstępu pragniemy podkreślić, że niniejsza informacja prawna uwzględnia zmiany przepisów Kodeksu spółek handlowych, które zostały przewidziane w projekcie ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (tzw. projekcie tarczy antykryzysowej, dalej jako: „Projekt ustawy”), który lada dzień ma być przedmiotem obrad Parlamentu (Projekt ustawy oraz autokontrola Projektu ustawy dostępne są pod adresami:
http://orka.sejm.gov.pl/Druki9ka.nsf/Projekty/9-020-124-2020/$file/9-020-124-2020.pdf
http://orka.sejm.gov.pl/Druki9ka.nsf/0/5EDFDA5A0BA099CBC1258538003A6786/%24File/299-A.pdf).
Rada Nadzorcza
W Projekcie ustawy przewiduje się, że w posiedzeniu rady nadzorczej będzie można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki będzie stanowiła inaczej. Na gruncie niniejszej informacji prawnej przez umowę spółki należy również rozumieć statut w spółce akcyjnej, przez wspólnika należy również rozumieć akcjonariusza w spółce akcyjnej, a przez zgromadzenie wspólników także walne zgromadzenie. Rada nadzorcza będzie mogła podejmować uchwały w trybie pisemnym (tzw. obiegowym) lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (w szczególności w formie tele- bądź videokonferencji), chyba że umowa spółki będzie stanowić inaczej. Dla ważności uchwał podjętych we wspomnianych trybach wymagane będzie powiadomienie wszystkich członków rady nadzorczej o treści projektu uchwały oraz udział co najmniej połowy członków rady w podejmowaniu uchwały (umowa spółki będzie mogła przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w tych dwóch trybach).
Kolejnym rozwiązaniem, które może sprawdzić się w aktualnej sytuacji to oddanie głosu przez członka rady nadzorczej za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, który jest w takim przypadku określany mianem posłańca. Projekt ustawy zakłada, że będzie to dopuszczalne, o ile taka możliwość nie zostanie wyłączona w umowie spółki. Nie ma przy tym przeszkód, aby jeden członek rady nadzorczej pośredniczył w przekazaniu głosów kilku członków rady nadzorczej równocześnie. Należy jednak pamiętać, że oddanie głosu na piśmie przez posłańca nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej, a więc spraw wcześniej nieznanych wszystkim członkom Rady Nadzorczej. W praktyce oddanie głosu przez członka rady nadzorczej za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej polega na, tym że osoba ta oddaje swój głos na piśmie (np. podpisuje się pod projektem uchwały przesłanym jej wraz z zaproszeniem), a następnie oryginał tego dokumentu przesyła posłańcowi.
W obecnym stanie prawnym – do czasu wejścia w życie nowych rozwiązań przewidzianych w Projekcie ustawy – podejmowanie przez radę nadzorczą uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a także oddanie głosu za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej jest dopuszczalne tylko, gdy takie rozwiązania przewiduje umowa spółki.
Projekt ustawy w przypadku podejmowania uchwał przez Radę Nadzorczą zakłada „odwrócenie” dotychczasowych zasad, a więc to co aktualnie jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewiduje to umowa spółki w nowym staniem prawnym ma być dostępne w odniesieniu do tych wszystkich spółek, których umowy wyraźnie nie wyłączają takiego procedowania rady nadzorczej. Co istotne, po wejściu w życie nowych przepisów, w opisanych powyżej trybach będzie można podjąć uchwały w przedmiocie wyboruprzewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób (aktualnie nie jest to dopuszczalne).
Zarząd
Projekt ustawy zakłada, że członkowie zarządu także będą mogli zdalnie uczestniczyć w posiedzeniach zarządu, o ile umowa spółki nie będzie stanowiła odmiennie. Według projektowanych regulacji zarząd – podobnie jak rada nadzorcza – będzie mógł podejmować uchwały w trybie pisemnym bądź przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki będzie stanowiła inaczej. Członkowie zarządu – podobnie jak członkowie rady nadzorczej – będą mogli również brać udział w podejmowaniu uchwał przez zarząd, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu.
Dotychczas Kodeks spółek handlowych w odniesieniu do zarządu nie zawierał analogicznych rozwiązań do tych przewidzianych dla rady nadzorczej umożliwiających odbywanie posiedzeń z wykorzystaniem nowych technologii, ale zgodnie z przeważającym poglądem umowa spółki lub regulamin zarządu mogły przewidywać procedurę podejmowania uchwał przez zarząd na odległość, tj. w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość (w ramach tele- bądź wideokonferencji).
Zgromadzenie Wspólników (Walne Zgromadzenie)
Projekt ustawy przewiduje, że wspólnik będzie mógł wziąć udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki będzie stanowiła inaczej. Zgodnie z projektowanymi zmianami o udziale w zgromadzeniu wspólników w ten sposób będzie postanawiał zwołujący to zgromadzenie (najczęściej – zarząd), który w zawiadomieniu będzie miał obowiązek zamieścić dodatkowe informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał (zgodnie z Projektem ustawy obowiązek umieszczenia dodatkowych informacji w zawiadomieniu dotyczyć ma spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, w przypadku ogłoszenie o walnym zgromadzeniu spółki publicznej zob. w tym zakresie art. 4022 Kodeksu spółek handlowych).
Udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu nowych technologii ma obejmować w szczególności (i) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, oraz (ii) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.
Co istotne, według Projektu ustawy rada nadzorcza (a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, w której nie ma rady nadzorczej – wspólnicy) ma określić w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie będzie mógł określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. W przypadku, gdy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie funkcjonuje organ nadzoru przyjęcie regulaminu będzie mogło nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu.
Tylko w odniesieniu do spółki akcyjnej Projekt ustawy przewiduje w przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obowiązek niezwłocznego przesłania przez spółkę akcjonariuszowi elektronicznego potwierdzenie otrzymania głosu (przepis ten jednak ma wejść w życie dopiero z dniem 3 września 2020 r.).
Podkreślić w tym miejscu należy, że „zdalny” udział w zgromadzeniu nie jest obowiązkiem wspólnika, lecz dodatkowym rozwiązaniem możliwym do wykorzystania przez niego wedle jego własnej woli. Wspólnik może zawsze przyjść na obrady, jeśli taka jest jego wola – dlatego też przewodniczący zgromadzenia oraz protokolant (w przypadku spółki akcyjnej notariusz) powinni znajdować się w jednym miejscu i umożliwić osobiste uczestnictwo wspólnika, który nie zdecydował się na tryb zdalny.
W aktualnym stanie prawnym – do czasu wejścia w życie nowych rozwiązań – internetowe Zgromadzenia Wspólników są dopuszczalne tylko wówczas, gdy taką możliwość przewiduje umowa spółki. Projekt ustawy – podobnie jak w przypadku rad nadzorczych – przewiduje zatem „odwrócenie” dotychczasowych zasad.
Na zakończenie warto również przyjrzeć się „starym” przepisom Kodeksu spółek handlowych, które w obecnej sytuacji mogą pozwolić na podjęcie uchwał przez Zgromadzenie Wspólników, mimo ograniczeń związanych z pandemią koronawirusa.
I tak, generalnie wspólnik ma prawo do udziału w Zgromadzeniu Wspólników i wykonywania prawa głosu przy pomocy ustanowionego przez siebie pełnomocnika (art. 243 i art. 412 Kodeksu spółek handlowych). Nie jest zatem konieczne osobiste uczestnictwo wspólnika na posiedzeniu. Pełnomocnictwo powinno przybrać formę pisemną, która jest zastrzeżona pod rygorem nieważności (w przypadku spółki publicznej pełnomocnictwo może zostać dodatkowe udzielone w postaci elektronicznej – zob. art. 4121 § 2 Kodeksu spółek handlowych).
W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością istnieje możliwość podjęcia przez wspólników uchwały – bez formalnego zwoływania zgromadzenie wspólników – w ten sposób, że wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte (w praktyce polega to na tym, że wszyscy wspólnicy podpisują się na jednym dokumencie zawierającym projekt uchwały lub składają podpisy na odrębnych egzemplarzach takiego dokumentu i odsyłają do osoby organizującej głosowanie) lub na głosowanie pisemne (formularz czy karta do głosowania powinna zawiera wówczas dwie pozycje, a mianowicie dotyczące tego, czy w ogóle głosowanie ma się odbyć oraz jakiego rodzaju głos się oddaje, można również te etapy podzielić, tj. najpierw uzyskać zgodę wszystkich wspólników na przeprowadzenie głosowania pisemnego, a następnie poddać pod głosowanie projekt uchwały) – art. 227 § 2 Kodeksu spółek handlowych. Wskazanych trybów nie należy stosować jeżeli uchwała wymaga zaprotokołowania przez notariusza bądź głosowania tajnego, a także gdy dla jej podjęcia – zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych – konieczne jest zwołanie zgromadzenia wspólników .
Nie należy w obecnej sytuacji również zapominać o możliwości podjęcia niektórych uchwał przez wspólników w systemie teleinformatycznym w przypadku spółek, które zostały zarejestrowane w systemie S24.
Na zakończenie w kontekście procedury zwoływania Zgromadzeń Wspólników warto wspomnieć, że zaproszenie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
Dodatkowe działania
Dodatkowymi działaniami, które mogą w obecnej sytuacji podjąć spółki – w celu przygotowania się na nadzwyczajne i niespodziewane okoliczności związane z utrudnionym funkcjonowaniem zarządu – są powołanie prokurenta samoistnego albo w przypadku spółki, w której obowiązuje zasada łącznej reprezentacji (tj. dwóch członków zarządu lub członek zarządu i prokurent) udzielenie pełnomocnictwa przez spółkę (reprezentowaną zgodnie z obowiązującymi zasadami reprezentacji) jednemu członkowi zarządu, tak aby mógł on działań samodzielnie. W przypadku zarządu jednoosobowego wspomniane pełnomocnictwo może być udzielone na przykład innej osobie pełniącej funkcję kierowniczą w spółce.
Warto w tym miejscu wspomnieć, że jeżeli spółka z ograniczoną odpowiedzialnością została zarejestrowana w S24 uchwałę o ustanowieniu prokury zarząd może podjąć w systemie teleinformatycznym (art. 208 § 9 i 10 Kodeksu spółek handlowych).
Podsumowanie
Projektowane zmiany w Kodeksie spółek handlowych niewątpliwie mają zapobiec ryzyku paraliżu decyzyjnego w organach spółek kapitałowych w związku z pandemią koronawirusa i zapewnić im stabilność funkcjonowania. Projekt ustawy zakłada w tym celu możliwość wykorzystywania nowych technologii przez wszystkie organy spółek kapitałowych i to w sytuacji, w której taka możliwość nie została dotychczas przewidziana w ich aktach korporacyjnych. Zgodnie z Projektem ustawy nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych mają wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw (za wyjątkiem art. 4065 § 5–7, które mają wejść w życie z dniem 3 września 2020 r., a które dotyczą m.in. obowiązku przesyłania akcjonariuszowi informacji o otrzymaniu głosu oddanego przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej). Niezwłocznie po opublikowaniu ustawy przygotujemy dla Państwa aktualizację niniejszej informacji prawnej.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy Państwa do kontaktu z Opiekunami z ramienia naszej Kancelarii.
Aktualizacja artykułu w związku z wejściem w życie ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw
W toku prac parlamentarnych Projekt ustawy w zakresie nowelizującym przepisy Kodeksu spółek handlowych nie uległ zmianom, które wpływałyby na aktualność rozwiązań przedstawionych w artykule jako projektowane. Nowe przepisy Kodeksu spółek handlowych weszły w życie z dniem 31 marca 2020 r. (za wyjątkiem art. 4065 § 5–7, które mają wejść w życie z dniem 3 września 2020 r.).
Ewa Marczak
radca prawny
Kancelaria Radców Prawnych Zygmunt Jerzmanowski i Wspólnicy
