W związku z licznymi pytaniami, jakie pojawiły się w czasie przeprowadzonych przez nas szkoleń dotyczących stosowania doręczeń elektronicznych w spółkach komunalnych, postanowiliśmy przygotować dla Państwa zbiór odpowiedzi na te pytania, które mamy nadzieję, że pozwolą Państwu lepiej przygotować się do obowiązku korzystania z systemu e-Doręczeń. Odpowiedzi uwzględniają wiedzę i stan prawny na dzień 19 grudnia 2023 r.
AKTUALIZACJA: Niniejsze opracowanie zostało zaktualizowane w związku z wejściem w życie z dniem 19 grudnia 2023 r. ustawy z dnia 12 grudnia 2023 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 2699). Szerzej na ten temat w artykule "e-Doręczenia nie wczesniej niż od 30 marca 2024 r.". Dodany tekst został zaznaczony kolorem zielonym, zaś fragmenty nieaktualne kolorem czerwonym z przekreśleniem.
Jednocześnie zasygnalizować należy, że aktualny termin 30 grudnia 2023 r., od którego wiele podmiotów publicznych, w tym spółki komunalne mają obowiązek stosowania e-Doręczeń, w najbliższym czasie może okazać się nieaktualny.
W przestrzeni medialnej obecnie pojawiają się bowiem już informacje o dwóch projektach nowelizacji, które mają trafić do Sejmu w najbliższych dniach – jednym przygotowanym jeszcze przez dotychczasowe Ministerstwo Cyfryzacji i drugim przygotowanym przez tzw. obecną większość sejmową. Jeden z tych projektów został już opublikowany – w dniu 6 grudnia 2023 r. posłowie Klubu Parlamentarnego Polska 2050 – Trzecia Droga wnieśli projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (patrz: LINK), który umożliwi dodatkowe wydłużenie terminu maksymalnie do 1 stycznia 2025 r. (nie wcześniej przy tym jednak niż 30 marca 2024 r.). Wydaje się, że przyjęcie tego projektu nowelizacji ma dużą szansę powodzenia (o ile przyjęta ostatecznie nowelizacja nie zostanie zawetowana przez Prezydenta RP). O wszelkich zmianach w tym zakresie będziemy z pewnością Państwa na bieżąco informować.
- Jak należy zakwalifikować spółkę komunalną w ramach e-Doręczeń? Czy spółka komunalna jest podmiotem publicznym?
Odpowiedź: W pierwszej kolejności zauważyć należy, że w przepisach (czy to w ustawie o doręczeniach elektronicznych, czy też w innych aktach prawnych) brak jest definicji pojęcia „spółka komunalna”. Pojęcie to na gruncie różnych ustaw nie jest rozumiane jednolicie. W kontekście e-Doręczeń pojęcie spółki komunalnej należy rozumieć przez pryzmat art. 2 pkt 6 lit. c ustawy o doręczeniach elektronicznych (dalej jako: „ustawa”), gdzie wskazano, że za podmiot publiczny należy rozumieć inne niż jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy o finansach publicznych osoby prawne utworzone w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty te (tj. jednostki sektora finansów publicznych – taką jednostką jest m.in. gmina), pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio albo pośrednio przez inny podmiot:
- finansują je w ponad 50% lub
- posiadają ponad połowę udziałów albo akcji, lub
- sprawują nadzór nad organem zarządzającym, lub
- mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego.
Tym samym, spółka komunalna będzie traktowana jako podmiot publiczny, jeśli będzie spełniać co najmniej jedną z czterech ww. przesłanek. Innymi słowy, podmiotem publicznym będzie taka spółka komunalna, która spełnia zarówno jedną z ww. cech, jak i taka, która spełnia wszystkie cztery powyższe cechy. Podmiotem publicznym może być tym samym również spółka komunalna, w której gmina posiada „jedynie” 40% udziałów, jeśli spełniona będzie przesłanka z lit. a, lit. c lub lit. d.
- Z jakim dniem spółki komunalne będące podmiotem publicznym mają obowiązek stosowania e-Doręczeń?
Odpowiedź: Spółki komunalne na gruncie art. 155 ustawy, który określa termin, od którego określone grupy podmiotów publicznych mają obowiązek stosowania e-Doręczeń, należy zakwalifikować pod pojęciem „innej samorządowej osoby prawnej utworzonej na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych”. Podstawą prawną utworzenia spółki komunalnej są bowiem m.in. przepisy ustawy o gospodarce komunalnej. To z kolei oznacza, że spółki komunalne zobowiązane są do stosowania e-Doręczeń od dnia wskazanego w komunikacie Ministra Cyfryzacji – obecnie jest to data 30 grudnia 2023 r. (patrz artykuł: „WAŻNE: Minister Cyfryzacji przesuwa termin stosowania e-doręczeń”). Zgodnie z obecnym brzmieniem przepisu art. 155 ust. 11 ustawy, wydany przez ministra właściwego do spraw informatyzacji (obecnie - Ministra Cyfryzacji) komunikat ma okrślić termin nie wczesniejszy niż 30 marca 2024 r. i nie późniejszy niż 1 stycznia 2025 r. z tym dodatkowym zastrzeżeniem, wynikającym z ust. 12 w art. 155 ustawy, że "Komunikat ogłasza się w terminie co najmniej 90 dni przed dniem wdrożenia rozwiązań technicznych określonym w tym komunikacie". N adzień 19 grudnia 2023 r. nowy komunikat w tym przedmiocie nie został jeszcze wydany.
- W jakim zakresie spółki komunalne będące podmiotem publicznym mają obowiązek stosowania e-Doręczeń?
Odpowiedź: Z przepisu art. 155 ust. 5 ustawy wynika, że spółki komunalne będące podmiotem publicznym zobowiązane będą do stosowania e-Doręczeń począwszy od 30 grudnia 2023 r. zarówno w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), jak i publicznej usługi hybrydowej (PUH).
- Czy termin 30 grudnia 2023 r. jest terminem ostatecznym?
Odpowiedź: Obecnie wyznaczony termin przez Ministra Cyfryzacji (tj. 30 grudnia 2023 r.) jest prawie terminem maksymalnym. Z przepisu art. 155 ust. 11 ustawy (w obecnym brzmieniu) wynika, że termin ten nie może być późniejszy niż 1 stycznia 2024 r. Ministerstwo zapowiedziało jednak 22 listopada 2023 r., że skieruje do Sejmu projekt nowelizacji ustawy, która miałaby przesunąć wspomniany maksymalny termin z 1 stycznia 2024 r. na 1 stycznia 2025 r. W dniu 6 grudnia 2023 r. posłowie Klubu Parlamentarnego Polska 2050 – Trzecia Droga wnieśli projekt ustawy o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych, który umożliwi dodatkowe wydłużenie terminu maksymalnie do 1 stycznia 2025 r. (patrz: LINK).
- Co w przypadku, kiedy złożyliśmy wniosek jako przedsiębiorca a nie podmiot publiczny?
Odpowiedź: Jeśli spółka komunalna złożyła wniosek jako podmiot niepubliczny, który nie został rozpatrzony, to należy poczekać do jego rozpatrzenia, a następnie skontaktować się z Ministrem Cyfryzacji celem „przekształcenia” konta podmiotu niepublicznego w konto podmiotu publicznego. Analogicznie należy postąpić, jeśli spółka komunalna ma już rozpatrzony wniosek jako podmiot niepubliczny. Przepisy nie przewidują bowiem tego rodzaju sytuacji. Jedynie uregulowana jest procedura przekształcenia konta w sytuacji, gdy podmiot publiczny staje się w wyniku określonych działań podmiotem niepublicznym i odwrotnie (patrz: art. 17 ustawy).
- Czy konieczne jest złożenie wniosku na gov.pl, czy jako podmiot publiczny możemy korzystać z e-doręczeń firmy komercyjnej?
Odpowiedź: Spółka komunalna będąca podmiotem publicznym zobligowana jest posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE) w ramach systemu e-Doręczeń celem korzystania z niego w zakresie wysyłania korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. W przypadku pozostałych rodzajów korespondencji w dalszym ciągu możliwe jest stosowanie dotychczasowych rozwiązań jej przesyłania, w tym korzystanie z komercyjnego systemu doręczeń elektronicznych.
- Składając wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), jaka pozycję zaznaczyć? Do wyboru są: osoba fizyczna, urząd, osoba zaufania publicznego, podmiot niepubliczny lub komornik.
Odpowiedź: Choć może być to mylące, to na pierwszym kroku rejestracji należy zaznaczyć „urząd” – pod tym pojęciem mieszczą się wszystkie podmioty publiczne. Na kolejnym etapie rejestracji natomiast należy wybrać właściwą formę prawną, w jakiej prowadzona jest spółka komunalna – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółka akcyjna.
- Czy opłatę za pełnomocnictwo wpłacam do Miasta Stołecznego Warszawy?
Odpowiedź: w przypadku składania wniosku przez pełnomocnika, udzielone pełnomocnictwo powinno być opłacone kwotą 17,00 zł tytułem opłaty skarbowej, uiszczaną na konto bankowe Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy (dzielnica właściwa ze względu na siedzibę Ministerstwa Cyfryzacji).
- Czy pozytywne rozpatrzenie złożonego wniosku o założenie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) jest jednoznaczne z obowiązkiem stosowania e-Doręczeń?
Odpowiedź: Nie, pozytywne rozpatrzenie złożonego wniosku wiąże się jedynie z utworzeniem dla danego podmiotu ADE. Adres ten, aby móc z niego korzystać, musi zostać jednak aktywowany zgodnie z instrukcją zawartą w wiadomości mailowej informującej o pozytywnym rozpatrzeniu wniosku. Jednocześnie zauważyć należy, że aktywacja ADE przez podmiot publiczny wiąże się z obowiązkiem stosowania e-Doręczeń na gruncie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego oraz Ordynacji podatkowej (patrz: art. 158 ust. 2 ustawy).Z dniem 19 grudnia 2023 r. uchylony został ust. 2 w art. 158 ustawy, a tym samym obecnie aktywacja ADE przez podmiot publiczny z dniem wcześniejszym niż wynikający z komunikatu ministra nie wiąże się z obowiązkiem stosowania e-Doręczeń od dnia aktywacji.
- W jakim czasie powinienem aktywować adres do doręczeń elektronicznych (ADE) podmiotu publicznego)?
Odpowiedź: Ustawa nie reguluje problematyki czasu, w jakim powinien zostać aktywowany ADE utworzony dla podmiotu publicznego. Tym samym, dopuszczalne jest aktywowanie ADE nawet ostatniego możliwego dnia, tj. obecnie 30 grudnia 2023 r. wynikającego z komunikatu ministra.
- Czy jeśli w spółce pracownik posiada pełnomocnictwo do kierowania spraw do sądu to musi mieć odrębną skrzynkę w tym systemie?
Odpowiedź: Podmiot publiczny zasadniczo posiadać będzie jeden adres do doręczeń elektronicznych (ADE) i jedną skrzynkę doręczeń. W przypadku, gdy spółka komunalna udzieliła pełnomocnictwa do działania w określonym zakresie określonej osobie, to ta osoba musi mieć realną możliwość realizacji swoich obowiązków, w związku z czym przyznanie jej określonych uprawnień przez administratora skrzynki wydaje się naturalne. Należy jedynie pamiętać, że sądy zobowiązane będą do stosowania e-Doręczeń dopiero od 1 października 2029 r.
- Czy dostęp testowy może też otrzymać podmiot niepubliczny?
Odpowiedź: Z udostępnianych przez Ministerstwo Cyfryzacji informacji wynika, że udostępniane środowisko testowe e-Doręczeń możliwe jest również dla podmiotów niepublicznych. W praktyce Ministerstwo umożliwia udział w testach jednak wyłącznie tym podmiotom niepublicznym, które posiadają system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
- Jeżeli wyślemy jako podmiot publiczny do osoby fizycznej „Jana Kowalskiego" pismo poprzez e-Doręczenia (jeżeli będzie zarejestrowany), to czy traktujemy wysyłkę jako odbiór listu?
Odpowiedź: Nie, korespondencja do podmiotu niepublicznego (bo takim rodzajem podmiotu jest osoba fizyczna) będzie uważana za odebraną, jeśli podmiot ten ją odbierze (na co ma 14 dni – z upływem których nastąpi fikcja doręczenia). Na gruncie ustawy, przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu (art. 41 ust. 2 ustawy). Dowód otrzymania korespondencji zostanie wystawiony, jeżeli Jan Kowalski faktycznie odbierze korespondencję wysłaną na jego na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) lub gdy upłynie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji na jego ADE, jeżeli Jan Kowalski nie odbierze korespondencji przed upływem tego terminu.
- Jeżeli mamy skrzynkę ePUAP, to czy ona zastępuje system e-Doręczeń?
Odpowiedź: Nie od razu. W przypadku spółki komunalnej będącej podmiotem publicznym obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) w systemie e-Doręczeń jest niezależny od posiadania skrzynki ePUAP. Skrzynka ePUAP będzie mogła być w dalszym ciągu wykorzystywana, czy to na potrzeby udzielania odpowiedzi na korespondencję, która wpłynie tą drogą do podmiotu publicznego (aczkolwiek udzielana odpowiedź będzie skutecznie doręczona wyłącznie wtedy, gdy zostanie odebrana) albo na potrzeby prowadzenia korespondencji z innym podmiotem publicznym, który jeszcze nie dołączył do systemu e-Doręczeń. Docelowo – nowy system e-Doręczeń ma zastąpić ePUAP, co finalnie i w pełni nastąpi od 1 października 2029 r.
- Czy z e-Doręczeń korzystamy, kiedy chcemy wysłać korespondencję wyłącznie za potwierdzeniem odbioru, czy również, gdy wysyłamy ją zwykłym polecony? Czy nadal możemy ją dostarczyć osobiście?
Odpowiedź: Przepisy ustawy nakazują podmiotom publicznym doręczanie korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń, gdy korespondencja ta wymaga uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Innymi słowy, e-Doręczenia będą stosowane przez podmiot publiczny w przypadku wszystkich obecnych tzw. przesyłek rejestrowanych (czyli również w przypadku zwykłych listów poleconych). Poza systemem e-Doręczeń pozostawione zostaną w praktyce jedynie przesyłki nierejestrowane – aczkolwiek one również mogą być przesyłane elektronicznie, jeśli tak zdecyduje podmiot publiczny.
W odniesieniu zaś do samodzielnego doręczania korespondencji, to ustawa przewiduje taką możliwość w tych przypadkach, w których przepisy odrębne przewidują taką możliwość. W takiej sytuacji, to podmiot publiczny będący nadawcą korespondencji samodzielnie może uznać, że w konkretnych okolicznościach wspomniany inny sposób doręczenia (np. przy pomocy swoich pracowników) jest bardziej efektywny (patrz: art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy). Dodatkowo, należy także pamiętać o wielu innych wyjątkach wskazanych w art. 6 ustawy, które w szczególnych sytuacjach (np. w przypadku wystąpienia problemów technicznych) nadal pozwalają na odstąpienie od stosowania e-Doręczeń.
- Czy pismo wysyłane w systemie e-Doręczeń będzie musiało być podpisane przez osobę decyzyjną?
Odpowiedź: Wprowadzenie obowiązku stosowania e-Doręczeń formalnie nie zmienia zasad podpisywania dokumentów. Jedynie postać podpisu może w praktyce okazać się inna – podpis elektroniczny zamiast własnoręcznego. Innymi słowy, jeśli obecnie dany podmiot wysyła korespondencję za pomocą przesyłki rejestrowanej i korespondencja ta jest opatrywana własnoręcznym podpisem, to w przypadku, gdy będzie ona wysyłana za pośrednictwem e-Doręczeń będzie musiała ona zostać opatrzona właściwym podpisem elektronicznym (np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
- Czy wysyłane pisma muszą być podpisane elektronicznie czy wystarczy skan dokumentu ręcznie podpisanego?
Odpowiedź: Skan dokumentu podpisanego własnoręcznie nie jest uznawany za dokument elektroniczny opatrzony właściwym podpisem.
- Jeżeli chcemy wysłać pismo za potwierdzeniem odbioru do osoby, która nie występuje w bazie adresów elektronicznych (BAE), to jaka jest właściwa forma wysyłki takiej korespondencji?
Odpowiedź: W przypadku spółek komunalnych będących podmiotem publicznym odpowiedzi we wskazanym zakresie udziela przepis art. 5 pkt 1 ustawy – „Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych zgodnie z art. 4”. Innymi słowy, w takiej sytuacji należy korespondencję wysłać elektronicznie z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH), co oznacza, że zostanie ona następie w odpowiedni sposób przekształcona przez operatora wyznaczonego (obecnie Pocztę Polską) z postaci elektronicznej w postać papierową i w takiej postaci dotrze do adresata.
- Czy konieczność stosowanie e-Doręczeń dotyczy również dokumentów technicznych, tj. np. warunków technicznych, uzgodnień?
Odpowiedź: Przepisy ustawy nie rozróżniają obowiązku stosowania e-Doręczeń w zależności od rodzaju przesyłanego dokumentu. Tym samym, jeśli wysyłany dokument wymaga uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, należy przesłać go elektronicznie za pośrednictwem e-Doręczeń. Wyjątkiem w tym przypadku będą jedynie indywidualne przypadki, w których możliwe (lub wręcz konieczne) będzie zastosowanie jednego z ustawowych wyłączeń określonych w art. 6 ust. 1 ustawy. Przykładowo wskazane w treści pytania dokumenty będą mogły zostać wysłane na dotychczasowych zasadach (tj. papierowo za pośrednictwem Poczty Polskiej), jeżeli korespondencja nie będzie mogła być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na „ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny” (patrz: art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e ustawy).
- Czy w przypadku korzystania z publicznej usługi hybrydowej (PUH) Poczta Polska będzie pakować przesyłki i czytać wiadomości?
Odpowiedź: Formalnie nie ma takiej możliwości, bowiem zgodnie z art. 46 ust. 1 zdanie drugie ustawy, „Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi”. Innymi słowy, korespondencja wysłana z wykorzystaniem PUH ma zostać przekształcona z postaci elektronicznej w postać papierową bez udziału jakichkolwiek osób.
- W związku z tym, że podpisać pismo ręcznie jest znacznie szybciej i wygodniej, co grozi za taką formę doręczenia korespondencji w sytuacji, gdy powinna być ona doręczona elektronicznie?
Odpowiedź: W obecnej chwili trudno jednoznacznie udzielić odpowiedzi na tak skonstruowane pytanie, bowiem brak jest jeszcze jakichkolwiek orzeczeń sądowych w tym zakresie. Dodatkowo, ewentualne wady w zakresie sposobu doręczania będą oceniane przez pryzmat indywidualnych przypadków. Należy jednak w sposób generalny przyjąć, że jeśli korespondencja zostanie nadana w postaci papierowej zamiast postaci elektronicznej i zostanie odebrana przez adresata tej korespondencji, to będzie ona doręczona. W sytuacji zaś, gdy adresat danej korespondencji jej nie odbierze, przyjąć należy, że nie będzie możliwości powołania się na tzw. fikcję doręczenia – zwłaszcza w przypadku, gdy adresat będzie posiadać adres do doręczeń elektronicznych (ADE). Nie można również wykluczyć, że nawet w przypadku odbioru przesyłki papierowej strony będą starały się utrudniać prowadzone postępowanie twierdząc, że korespondencja nie została im skutecznie doręczona.
- Jeśli wysyłam faktury za wodę listem poleconym, to jestem zobowiązana najpierw zorientować się, czy dany klient ma adres do doręczeń?
Odpowiedź: Formalnie przepisy nie nakazują przesyłania faktur przesyłką rejestrowaną, a tym samym brak jest obowiązku w tym zakresie stosowania e-Doręczeń. Jeżeli jednak podmiot wysyłający fakturę zamierza w przyszłości wywodzić z faktu wysłania określone skutki prawne (np. w przypadku konieczności udokumentowania wysłania lub odebrania przez adresata faktury), to zamiast papierowej przesyłki rejestrowanej faktura taka powinna zostać wysłana elektronicznie za pośrednictwem e-Doręczeń.
- Obecnie wystawiamy faktury za wodę z podpisem nadrukowanym osoby upoważnionej do wystawiania faktur VAT. Odbiorcy którzy zadeklarowali chęć elektronicznej faktury wskazali adres email i podpisali oświadczenie, odbiorcy zalogowani w E-bok także zgodzili się na formę faktury bezpośrednio do eboka. Czy faktury za wodę powinny być wysyłane za pośrednictwem e-doręczenia, czy mogą na zasadach dotychczasowych?
Odpowiedź: Brak jest przeszkód, aby w dalszym ciągu faktury były doręczane na dotychczasowych zasadach, bez wykorzystania e-Doręczeń. Nowa regulacja dotycząca e-Doręczeń nie zmienia dotychczasowych zasad dotyczących wystawiania i podpisywania faktur.
- Czy korespondencja dotycząca odcięć wody i wezwań do zapłaty powinna być wysyłana za pośrednictwem e-Doręczeń?
Odpowiedź: Tak, tego rodzaju przesyłki obecnie powinny być wysyłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a tym samym od 30 grudnia 2023 r. w stosunku do tego rodzaju korespondencji powinny być stosowane e-Doręczenia – publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) w stosunku do podmiotów posiadających adres do doręczeń elektronicznych (ADE) albo publiczna usługa hybrydowa (PUH) w stosunku do pozostałych podmiotów nieposiadających ADE.
- Czy wniosek taryfowy, który będziemy wysyłać do RZGW, trzeba będzie wysyłać za pomocą e-Doręczęń? czy można taki wniosek złożyć w RZGW osobiście?
Odpowiedź: Wydaje się, że spółka komunalna będąca podmiotem publicznym będzie mogła złożyć wniosek osobiście w RZGW. Nie sposób jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, bowiem przepisy tak ustawy, jak i Kodeksu postępowania administracyjnego (który znajdzie zastosowanie podczas rozpatrywania tego wniosku) nie odnoszą się jednoznacznie do takiej sytuacji. Niewątpliwie najbezpieczniejszym rozwiązaniem byłoby zastosowanie w tym zakresie e-Doręczeń. Należy przy tym jednak zauważyć, że jeżeli wniosek taki miałby jednak zostać wysłany, to prawidłową formą do jego wysłania jest wysyłka za pośrednictwem e-Doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) właściwego RZGW.
- Czy w praktyce mamy sprawdzać czy klient ma adres do doręczeń elektronicznych (ADE)? Rozumiem ,że jako podmiot publiczny mamy obowiązek korzystać z e-Doręczeń dla podmiotu publicznego (czy możemy korzystać z ePUAP?), a jeżeli chodzi o podmioty niepubliczne, to nie mamy obowiązku wysyłać przez e-Doręczenia?
Odpowiedź: Spółki komunalne będące podmiotem publicznym mają obowiązek stosowania e-Doręczeń od 30 grudnia 2023 r. w odniesieniu do korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru zarówno w przypadku, gdy adresat ma adres do doręczeń elektronicznych (ADE), jak i gdy takiego adresu nie posiada. Podmiot publiczny będzie ten fakt weryfikować na etapie wysyłania korespondencji sprawdzając w udostępnionej podmiotom publicznym Bazie Adresów Elektronicznych (BAE), czy adresat korespondencji posiada ADE. Jeśli posiada, to korespondencja będzie wysłana z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), jeśli zaś adresat nie będzie posiadać ADE, to korespondencja zostanie wysłana za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej (PUH).
- Czy jeżeli faktura dotychczas doręczana listem zwykłym miałaby być doręczana systemem e-Doręczeń do podmiotu publicznego (bezkosztowo), to czy musi być podpisana podpisem elektronicznym?
Odpowiedź: Formalnie nie ma obowiązku stosowania e-Doręczeń w odniesieniu do korespondencji wysyłanej przesyłką nierejestrowaną, jednakże jest to jak najbardziej dopuszczalne. W przedstawionym w treści pytania przypadku będzie możliwość wysłania faktury bez podpisu – na etapie korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) wysyłana korespondencja (czy to do podmiotu publicznego, czy też do podmiotu publicznego) nie jest weryfikowana przez system, czy jest we właściwy sposób podpisana, a tym samym może takiego podpisu w ogóle nie mieć. Nowa regulacja dotycząca e-Doręczeń nie zmienia dotychczasowych zasad dotyczących wystawiania i podpisywania faktur.
- Czy od 30 grudnia 2023 r. dnia wskazanego w komunikacie ministra pocztą tradycyjną za pomocą koperty i tradycyjnego znaczka nie będzie można już wysłać listu poleconego lub za potwierdzeniem odbioru?
Odpowiedź: Formalnie w dalszym ciągu będzie taka możliwość, jednakże wyłącznie w tych przypadkach, które podpadają pod wyłączenia stosowania e-Doręczeń uregulowane w przepisach art. 3 i art. 6 ustawy, np. przepisy odrębne dopuszczają inną formę korespondencji albo przyczyny mające charakter techniczny nie umożliwiają wysłania określonej korespondencji za pośrednictwem e-Doręczeń.
- Czy będą kontrole w tym temacie, czyli kontrola e-doręczeń stosowanych przez spółkę komunalną?
Odpowiedź: Przepisy ustawy nie przewidują tego rodzaju kontroli. Problematyka właściwego stosowania e-Doręczeń będzie mogła być jednak przedmiotem np. kontroli przeprowadzanej przez Najwyższą Izbę Kontroli.
- Czy uzasadnienie wyłączenia stosowania e-Doręczeń można zawrzeć w postaci regulaminu?
Odpowiedź: Przepisy ustawy nie przewidują funkcjonowania tego rodzaju regulaminów. Nie jest jednak wykluczone funkcjonowanie tego rodzaju regulacji regulaminowych o charakterze wewnętrznym. Należy jednak pamiętać, że wyłączenie stosowania e-Doręczeń (art. 3 lub art. 6 ustawy) musi odnosić się indywidualnie do konkretnego przypadku wysyłki korespondencji, w stosunku do której dokonujemy takiego wyłączenia. Tym samym, funkcjonowanie (istnienie) samego regulaminu będzie niewystarczające bez odniesienia go do konkretnego przypadku (np. poprzez sporządzenie stosownej notatki z uzasadnieniem takiego wyłączenia).
- Czy brak podpisów kwalifikowanych przez poszczególnych pracowników, którzy dotychczas podpisywali dokumentybędzie brakiem możliwości technicznych?
Odpowiedź: Nie, takiej sytuacji nie powinniśmy traktować w sposób stały jako braku możliwości technicznych. Oczywiście, można wyobrazić sobie sytuację, że będzie to przejściowy brak możliwości technicznych, np. w sytuacji, gdy w danym podmiocie kilka osób ma podpisy kwalifikowane i danego dnia wszystkie te osoby są nieobecne i w stosunku do korespondencji, która musi zostać wysłana danego dnia podpis złoży osoba upoważniona, ale taka, która nie posiada właściwego podpisu elektronicznego.
- Proszę o doprecyzowanie czy osoba fizyczna - Jan Kowalski jest podmiotem niepublicznym?
Odpowiedź: Tak, każda osoba fizyczna jest traktowana na gruncie ustawy jako podmiot niepubliczny.
- Podmiot publiczny jest naszym klientem i ma założone konto w i-bok. Czy oprócz dotychczasowego sposobu odbioru przez i-bok musimy mu wysyłać faktury przez e-doręczenia?
Odpowiedź: Nie, w takiej sytuacji w dalszym ciągu możliwe jest stosowanie doręczania faktur za pośrednictwem i-bok.
- Jeżeli wysyłamy do osoby fizycznej zwykły list to również musimy wysyłać poprzez e-Doręczenia hybrydowo (jeżeli nie potrzebujemy potwierdzenia odbioru), czy możemy wysłać ten list poprzez pocztę tradycyjnie?
Odpowiedź: Jeżeli przez „zwykły list” rozumiemy przesyłkę nierejestrowaną, to brak jest obowiązku stosowania e-Doręczeń. Jeżeli zaś „zwykły list”, to przesyłka rejestrowana (polecona) ale bez konieczności uzyskania potwierdzenia jej odbioru, to taką korespondencję należy wysłać, w odniesieniu do osoby nieposiadającej adresu do doręczeń elektronicznych (ADE), elektronicznie z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH).
- Czy może być kilka osób upoważnionych do wysyłania korespondencji?
Odpowiedź: Na gruncie stosowania e-Doręczeń należy rozróżnić dwie sytuacje – dostęp do skrzynki do doręczeń elektronicznych i wykonywania za jej pośrednictwem określonych czynności oraz posiadanie uprawnienia do podpisywania określonego rodzaju dokumentów. Te dwie sytuacje mogą występować łącznie (tj. ta sama osoba zarówno ma dostęp do wspomnianej skrzynki, jak i może podpisywać korespondencję) albo oddzielnie (tj. dana osoba ma wyłącznie dostęp do skrzynki, ale nie jest uprawniona do podpisywania korespondencji albo dana osoba ma uprawnienie do podpisywania korespondencji, ale nie ma dostępu do skrzynki). W każdej z tych sytuacji może być więcej niż jedna osoba – czy to posiadająca oba uprawnienia, czy też posiadająca jedno z nich. Może być zatem tak, że jedna osoba tworzy i podpisuje elektronicznie dokument, który następnie inny pracownik jedynie wysyła w systemie e-Doręczeń, jak również może być tak, że ta sama osoba tworzy i podpisuje elektronicznie dokument oraz następnie sama wysyła go za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. Jest to decyzja wewnętrzna danego podmiotu, jakie uprawnienia do skrzynki zostaną przyznane poszczególnym pracownikom.
- Jeżeli mamy popisaną ręcznie umowę na wykonanie usługi i do tej pory wysyłałam ją za pośrednictwem poczty listem poleconym, czybędę musiała taką umowę wysłać przez e - doręczenia ? Umowa będzie podpisana długopisem a nie elektronicznie. Czy będzie trzeba podpisywać takie umowy elektronicznie? Bo wówczas odbiorca takiej umowy otrzyma scan a nie oryginał?
Odpowiedź: Umowy cywilnoprawne formalnie mogą być podpisywane własnoręcznie, a tym samym w przypadku, gdy druga strona umowy nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) za dopuszczalne należy uznać zastosowanie wyłączenia z art. 6 ust. 1 pkt 3 ustawy i przesłanie umowy na dotychczasowych, nieelektronicznych zasadach. Jeżeli jednak umowa jest zawierana przez strony, które posiadają ADE, powinna ona zostać przesłana przez podmiot publiczny za pośrednictwem e-Doręczeń, jeżeli w stosunku do niej wymagane jest uzyskanie potwierdzenia jej nadania lub odbioru.
- Czy e-Doręczenia dotyczą tylko listów poleconych za potwierdzeniem odbioru? czy również listów poleconych?
Odpowiedź: Stosowanie e-Doręczeń przez podmiot publiczny odnosi się najogólniej mówiąc do każdego rodzaju przesyłki rejestrowanej. Przepis art. 4 ust. 1 ustawy wyraźnie wskazuje, że z wykorzystaniem e-Doręczeń przesyła się korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia nie tylko jej odbioru, ale również jej nadania.
- Czy przedsiębiorstwa wod-kan jako podmiot publiczny będą miały dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE)?
Odpowiedź: Tak, każdy podmiot publiczny ma dostęp do pełnej BAE. Tym samym, jeżeli przedsiębiorstwo wodociągowo-kanalizacyjne (czy też szerzej – spółka komunalna) zostanie zarejestrowane w systemie e-Doręczeń jako podmiot publiczny, automatycznie uzyska dostęp do BAE.
- Jak długo w praktyce trwa rozpatrzenie przez Ministerstwo Cyfryzacji wniosku o rejestrację w systemie e-Doręczeń?
Odpowiedź: Przepisy nie przewidują terminu, w jakim powinno nastąpić rozpatrzenie złożonego wniosku. W praktyce wnioski rozpatrywane są zarówno w ciągu kilku dni, jak i nawet do 3 tygodni.
- Jeżeli jesteśmy spółką komunalną ze 100% udziałem miasta i gminy, ale sami się finansujemy, to nadal jesteśmy podmiotem publicznym?
Odpowiedź: Tak, bowiem definicja z art. 2 pkt 6 lit. c ustawy wymaga spełnienia co najmniej jednej z cech takiego podmiotu. W tym przypadku spełniona jest cela posiadania ponad połowy udziałów lub akcji.
- Jeśli naszym udziałowcem jest związek międzygminny to czy jesteśmy podmiotem publicznym?
Odpowiedź: Tak, związek międzygminny również jest jednostką sektora finansów publicznych, która jest podmiotem publicznym, a więc spółka utworzona przez związek międzygminny też będzie podpadać pod definicję podmiotu publicznego.
- Czy osoba fizyczna mająca działalność gospodarczą musi mieć dwa adresy do doręczeń elektronicznych (ADE)?
Odpowiedź: Taka osoba będzie mogła mieć dwa adresu (jeden na potrzeby osobiste i jeden na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej), jednakże będzie musiała mieć wyłącznie ADE na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (najpóźniej 1 października 2026 r.). Posiadanie ADE przez osobę fizyczną na potrzeby własne (prywatne) w świetle obecnie obowiązującego stanu prawnego nie jest obowiązkowe. To podmiot publiczny będzie musiał ustalić, czy wysyła korespondencję dotyczącą osoby fizycznej osobiście, czy też korespondencję związaną z działalnością gospodarczą tej osoby fizycznej.
- Czy otrzymany adres do doręczeń elektronicznych (ADE) trzeba zgłosić do KRS-u (w przypadku spółki akcyjnej)?
Odpowiedź: Nie, przepisy ustawy nie nakazują zgłaszania otrzymanego ADE do KRS.
- Czy osoba fizyczna która ma nadany adres do doręczeń elektronicznych (ADE), może w każdym momencie wycofać swoje zgłoszenie w bazie?
Odpowiedź: Jeżeli utworzony ADE jest adresem na potrzeby prywatne (nie na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej albo wykonywania zawodu zaufania publicznego), to taka osoba fizyczna może w każdej chwili usunąć ADE.
- Czy spółka będzie zobowiązana do podpisania odrębnej umowy z Pocztą Polską na obsługę e-Doręczeń? Jeśli tak to czy powinna ona obowiązywać od 30 grudnia 2023 r. dnia wskazanego w komunikacie ministra?
Odpowiedź: Umowa z Pocztą Polską jako operatorem wyznaczonym jest zawierana automatycznie z chwilą aktywacji przez podmiot publiczny skrzynki do doręczeń. Poczta Polska będzie jednak zgłaszać się do takich podmiotów, aby umowa ta przybrała formę pisemną. Powinna ona dotyczyć okresu, od jakiego podmiot publiczny faktycznie rozpocznie korzystanie z systemu e-Doręczeń – czyli od momentu aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych (ADE).
- Kto zostaje administratorem skrzynki do doręczeń elektronicznych?
Odpowiedź: Pierwszym administratorem skrzynki podmiotu publicznego zostaje osoba fizyczna, która składa wniosek o utworzenie takiej skrzynki albo osoba fizyczna wskazana w tym wniosku (zamiast osoby składającej wniosek). Tak wyznaczony na etapie rejestracji administrator będzie mógł następnie nadawać uprawnienia administratora kolejnym osobom fizycznym. Ustawodawca nie ingeruje, kto w strukturze danego podmiotu ma pełnić rolę administratora.
- Jak podpisać korespondencję wysyłaną za pośrednictwem e-Doręczeń?
Odpowiedź: Korespondencja wysyłana za pośrednictwem e-Doręczeń będzie musiała zawierać właściwą formę podpisu elektronicznego (w tych przypadkach, w których wymagany jest podpis własnoręczny na tego rodzaju korespondencji, gdyby była wysyłana w postaci papierowej). Rodzaj właściwego podpisu elektronicznego określają natomiast przepisy właściwe dla danej korespondencji. Przykładowo, przepisy Kodeksu cywilnego wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego, zaś korespondencja kierowana elektronicznie w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego może być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
- Jak wysyłać korespondencję wymagającą dołączenia załączników w formatach A0 i większych?
Odpowiedź: Wielkość korespondencji w rozmiarach przypisanych do korespondencji papierowej nie będzie miała znaczenia przy wysyłce korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – przybiera ona bowiem w całości postać elektroniczną i jedynym ograniczeniem może być w tym zakresie wielkość przesyłanego pliku. W przypadku zaś sytuacji, gdy podmiot publiczny wysyła taką korespondencję do podmiotu nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) nie będzie możliwości skorzystania z publicznej usługi hybrydowej (PUH), bowiem za jej pośrednictwem można wysłać wyłącznie korespondencję, która po wydrukowaniu przybiera format A4. W takiej sytuacji należałoby wysłać korespondencję w formie papierowej za pośrednictwem Poczty Polskiej korzystając z wyłączenia określonego w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. e ustawy („ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny”).
- W jaki sposób można wyszukać osobę fizyczną w Bazie Adresów Elektronicznych?
Odpowiedź: Zgodnie z informacjami przekazywanymi przez Ministerstwo Cyfryzacji, wyszukiwanie osób fizycznych w BAE jest możliwe na podstawie jednego z dwóch zestawów danych: 1) PESEL albo identyfikator EU, imię i nazwisko, 2) imię, nazwisko i pełny adres do korespondencji.
- Czy spółki komunalne będące podmiotem publicznym zobowiązane są do korzystania z publicznej usługi hybrydowej (PUH) również od 30 grudnia 2023 r. dnia wskazanego w komunikacie ministra?
Odpowiedź: Tak: stosowanie przez spółki komunalne będące podmiotem publicznym PUH jest obligatoryjne od tego samego dnia, co stosowanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
- Jak Poczta Polska po wydrukowaniu korespondencji wysłanej z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH) potwierdzi, że podpis elektroniczny był prawidłowy?
Odpowiedź: Poczta Polska będzie posiadać (posiada) stosowne oprogramowanie umożliwiające taką weryfikację w sposób automatyczny. Przepisy ustawy wskazują jedynie, że „Do zawartości przesyłki listowej, o której mowa w ust. 1(tj. przesyłki wyssanej za pośrednictwem PUH – przyp. własny), operator wyznaczony dołącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej” (art. 46 ust. 3 ustawy).
- Czy wspólnota mieszkaniowa którą zarządza spółka komunalna, będzie miała obowiązek założenia adresu do doręczeń elektronicznych (ADE)?
Odpowiedź: Nie, wspólnoty mieszkaniowe nie mają obowiązku posiadania własnego ADE, aczkolwiek mogą go posiadać fakultatywnie, jako podmiot niepubliczny. Należy jednak zaznaczyć, że jeżeli korespondencje będzie wysyłać i podpisywać spółka komunalna będąca podmiotem publicznym w imieniu wspólnoty mieszkaniowej, to korespondencja wymagająca uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru powinna być wysyłana za pośrednictwem e-Doręczeń.
- Jeżeli spółka występuje w imieniu gminy (np. sprawy czynszowe), to z jakiego adresu powinna korzystać – spółki czy gminy?
Odpowiedź: W takiej sytuacji zakładając, że korespondencja jest podpisywana przez uprawniony podmiot w strukturze spółki, w imieniu gminy, korespondencja wymagająca uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru wysyłana będzie za pośrednictwem e-Doręczeń z adresu do doręczeń elektronicznych (ADE) spółki.
- Czy w przypadku, kiedy strona składa do nas pismo w postaci papierowej, to czy odpowiadamy również w formie papierowej?
Odpowiedź: Jeżeli udzielana odpowiedź wymaga uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru, korespondencję spółka komunalna będąca podmiotem publicznym wysyła z wykorzystaniem e-Doręczeń. Bez znaczenia pozostaje fakt, że jest to odpowiedź na pismo, które wpłynęło w postaci papierowej.
- Jeśli wpłynie do nas na skrzynkę e-doręczeń dokument po godzinie 15.00 (godziny pracy Spółki 7.00 – 15.00) to jak rejestrujemy to w naszej registraturze dokumentów? Czy z dniem wpłynięcia dokumentu czy z dniem następnym?
Odpowiedź: W przypadku podmiotu publicznego data wpływu dokumentu na skrzynkę do doręczeń będzie taka sama, jak obecnie w przypadku platformy ePUAP, czyli liczy się data wpłynięcia przesyłki na tę skrzynkę. Bez znaczenia jest przy tym fakt, że przesyłka wpłynęła w dzień inny niż dzień roboczy, czy też po godzinach pracy danego podmiotu.
- Wezwania do zapłaty są roznoszone przez pracownika Spółki i klient podpisuje odbiór wezwania na jednym egzemplarzu. Czy po wprowadzeniu e-Doręczeń możemy postępować jak dotychczas?
Odpowiedź: Zasadą jest, że e-Doręczenia stosowane są we wszystkich wysyłkach korespondencji wymagających uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru – jeżeli takich potwierdzeń spółka potrzebuje, to powinna stosować e-Doręczenia. Ustawa przewiduje jednak wyjątki m.in. w tych sprawach, w których przepisy odrębne przewidują możliwość dokonywania doręczeń z wykorzystaniem także sposobów innych niż publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub publiczna usługa hybrydowa (PUH) i zostanie to uznane za sposób bardziej efektywny. Za taką sytuację w wyjątkowych sytuacjach można będzie uznać m.in. wskazane w treści pytania kierowanie wezwania do zapłaty przy pomocy swojego pracownika.
- Część odczytów wodomierzy robi inkasent Spółki wystawiając bezpośrednio u klienta w domu fakturę i wręczając mu ją do ręki. Czy dalej to będzie obowiązywać?
Odpowiedź: W takich sytuacjach nie ma obowiązku przesyłania faktur tzw. przesyłka rejestrowaną, a tym samym w dalszym ciągu będzie dopuszczalne samodzielne przekazywanie, za pośrednictwem własnego pracownika, faktur klientom.
- Co jeśli spółka nie założy skrzynki do doręczeń elektronicznych?
Odpowiedź: W takiej sytuacji spółka będzie naruszać przepisy ustawy, jednakże obecnie ustawodawca nie przewiduje żadnej bezpośredniej sankcji na taką okoliczność. Mogą pojawić się jedynie wątpliwości przy skutkach prawnych dokonywanych doręczeń.
- Czy deklarację na podatek od nieruchomości powinniśmy wysłać za pośrednictwem e-Doręczeń? Czy wypełnioną deklarację należy zeskanować i załączyć, czy też musi ona zostać podpisana podpisem kwalifikowanym?
Odpowiedź: W opisanej sytuacji będą dwie możliwości działania – albo złożenie deklaracji samodzielnie bezpośrednio w biurze podawczym urzędu, albo wysłanie tej deklaracji z wykorzystaniem e-Doręczeń. W tym drugim przypadku deklaracja będzie musiała zostać podpisana jednym z rodzajów podpisów dopuszczalnych na gruncie Ordynacji podatkowej (bo przepisy proceduralne zawartej w tym akcie znajdą zastosowanie do wskazanej w treści pytania deklaracji podatkowej), tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu podatkowego ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią.
- Czy na fakturze/papierze firmowym oprócz adresu fizycznego powinno się podać adres do doręczeń elektronicznych (ADE)?
Odpowiedź: Takie działanie jest dopuszczalne, jednakże nie jest obowiązkowe. Każdy podmiot posiadający swój ADE będzie miał możliwość skorzystania z wyszukiwarki, w której ujawnione będą adresy wszystkich podmiotów publicznych.
- Czy wejście obowiązku stosowani e-Doręczeń oznacza, że nie będzie można korzystać już z firm kurierskich, które gwarantują potwierdzenie otrzymania listu?
Odpowiedź: Tego rodzaju doręczanie korespondencji będzie w dalszym ciągu dopuszczalne w sprawach, w których przepisy nie nakazują wyłącznego stosowania doręczania za pomocą e-Doręczeń.
- Czy pozwy do sądu też należy wysyłać za pośrednictwem e-Doręczeń?
Odpowiedź: Sądy również są podmiotami publicznymi, jednakże obowiązek stosowania przez nie e-Doręczeń wchodzi w życie dopiero z dniem 1 października 2029 r. Oznacza to, że do czasu utworzenia przez sądy własnych adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), korespondencja do nich kierowana będzie przez podmiot publiczny z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH), względnie bezpośrednio składana w biurze podawczym sądu. Wyjątkiem będą wyłącznie te przypadki, w których zastosowanie znajdzie jedno z wyłączeń stosowania e-Doręczeń, np. wystąpią ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny. W takiej sytuacji dopuszczalne będzie wysłanie korespondencji na zasadach dotychczasowych.
- Czy pisma do komornika kierowane będzie musiało być za pośrednictwem e-Doręczeń?
Odpowiedź: Komornicy, podobnie jak sądy, zobowiązani będą do stosowania e-Doręczeń obowiązkowo dopiero od 1 października 2029 r. Niewykluczone jednak, że będą oni zakładali własne skrzynki do doręczeń wcześniej. Oznacza to, że do czasu utworzenia przez sądy lub komorników własnych adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), korespondencja do nich kierowana będzie przez podmiot publiczny z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH). Wyjątkiem będą wyłącznie te przypadki, w których zastosowanie znajdzie jedno z wyłączeń stosowania e-Doręczeń, np. wystąpią ograniczenia techniczno-organizacyjne wynikające z objętości korespondencji oraz inne przyczyny mające charakter techniczny. W takiej sytuacji dopuszczalne będzie wysłanie korespondencji na zasadach dotychczasowych.
- Kto składa wniosek o utworzenie adresu do doręczeń? Prezes Zarządu czy osoba upoważniona?
Odpowiedź: Obie możliwości są prawnie dopuszczalne na gruncie ustawy. W tym drugim przypadku konieczne będzie dołączenie do składanego wniosku pełnomocnictwa do takiego działania. Pełnomocnictwo to musi być przy tym podpisane elektronicznie.
- Czy w systemie e-Doręczeń będzie widać faktyczną datę odebrania korespondencji przez podmiot niepubliczny?
Odpowiedź: Tak, przy wysłanej za pośrednictwie e-Doręczeń korespondencji do podmiotu niepublicznego będą widoczne dwie daty – data wysłania i data doręczenia.
- Czy do podpisywania korespondencji wysyłanej za pośrednictwem e-Doręczeń konieczny jest podpis kwalifikowany czy wystarczy podpis zaufany?
Odpowiedź: To, jaki właściwy rodzaj podpisu należy zastosować, będzie wynikać z rodzaju korespondencji. Przykładowo, dokumenty o charakterze cywilnoprawnym, do których zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego, będą musiały być podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokumenty wysyłane w trybie Kodeksu postępowania administracyjnego albo Ordynacji podatkowej natomiast będą mogły być podpisywane nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
