10 grudnia 2023 r. obowiązywać zaczną nowe regulacje prawne, które wprowadzają znaczące zmiany w doręczaniu korespondencji przez organy jednostek samorządu terytorialnego oraz inne podmioty publiczne. Wszystko to za sprawą realizowanego już programu wdrożenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), będącej częścią Systemu Doręczeń Elektronicznych (zwanych również e-Doręczeniami). Pojawiają się jednak pytania – jak szeroko ustawodawca definiuje podmioty publiczne i do jakich przesyłek nowa usługa znajdzie zastosowanie? Czy e-Doręczenia obowiązywać będą również podmioty komunalne?
Zasadniczym zadaniem e-Doręczeń jest umożliwienie bezpiecznego przesyłania drogą elektroniczną korespondencji pomiędzy podmiotami publicznymi i niepublicznymi. Usługa realizowana będzie
w systemie przygotowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji za pośrednictwem operatora wyznaczonego, którym aktualnie jest Poczta Polska S.A.
Zastosowanie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego ma zapewnić bezpieczne przesyłanie korespondencji (ochrona przed jakąkolwiek nieuprawnioną ingerencją w przesyłane dane), ale i pozwolić na dokładną identyfikację nadawcy, adresata oraz momentu wysłania i odebrania korespondencji. Docelowo e-Doręczenia mają zastąpić platformę ePUAP i stanowić podstawową platformę do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi.
Usługa e-Doręczeń nie dla wszystkich będzie jednak obligatoryjna. Dla podmiotów, które z różnych przyczyn nie mają możliwości lub nie chcą wprowadzenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, funkcjonować będzie publiczna usługa hybrydowa. Jest to połączenie e-Doręczeń z tradycyjnym doręczaniem korespondencji w formie papierowej. Podmiot posiadający adres do
e-Doręczeń, kierując korespondencję do podmiotu bez takiego adresu, wysyłać będzie przesyłkę drogą elektroniczną do Poczty Polskiej, która automatycznie przekształci ją w formę papierową i w sposób tradycyjny doręczy do adresata.
Z punktu widzenia praktyki komunalnej, najważniejsze wydaje się jednak określenie kręgu podmiotów, które od 10 grudnia 2023 r. zostaną objęte obowiązkiem skorzystania z e-Doręczeń. Zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 roku, dotyczącym harmonogramu wprowadzania obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, grono zobowiązane do stosowania e-Doręczeń zostało określone bardzo szeroko.
Co istotne, ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych zawiera własną definicję legalną podmiotu publicznego, określoną w art. 2 ust. 6 lit. c ww. ustawy. Wśród wskazanych w tym komunikacie podmiotów znajdują się m.in. jednostki samorządu terytorialnego, zakłady budżetowe
i spółki komunalne.
Zgodnie z ustawą, za podmiot publiczny należy uznać bowiem osoby prawne, utworzone
w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemające charakteru przemysłowego ani handlowego, jeżeli podmioty takie jak jednostka sektora finansów publicznych lub państwowa jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, pojedynczo lub wspólnie, bezpośrednio lub pośrednio:
(1) finansują dany podmiot w ponad 50% lub
(2) posiadają ponad połowę udziałów albo akcji lub
(3) sprawują nadzór nad organem zarządzającym lub
(4) mają prawo do powoływania ponad połowy składu organu nadzorczego lub zarządzającego.
Biorąc pod uwagę powyższą definicję, nie ulega wątpliwości, że spółki komunalne w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych należy zakwalifikować do grona podmiotów publicznych.
Od kiedy więc spółki komunalne zobowiązane będą do wdrożenia odpowiednich rozwiązań technicznych niezbędnych do realizowania e-Doręczeń? Zgodnie z przywołanym już Komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r., termin ten przypada na 10 grudnia 2023 r., a więc już niebawem. Do tego czasu spółki komunalne m.in. powinny zapoznać się z nowymi regulacjami oraz dostosować aktualną infrastrukturę elektroniczną do poziomu pozwalającego na doręczanie
i odbieranie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego czy też publicznej usługi hybrydowej.
Na koniec trzeba również zaznaczyć, że usługi te będą obligatoryjne jedynie dla niektórych rodzajów przesyłek. Podmiot publiczny doręczać będzie nowymi sposobami jedynie korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Pozostała korespondencja, która takiego potwierdzenia nie wymaga, będzie nadal mogła być kierowana w sposób tradycyjny.
