Końcówka pierwszej połowy roku to w spółkach komunalnych czas zwyczajnych zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń akcjonariuszy. Przy tej okazji zwykle pojawia się wiele praktycznych pytań i wątpliwości. Jedna z nich w ostatnim czasie dotyczy sposobu sporządzenia sprawozdania przez radę nadzorczą.
13 października 2022 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która m. in. unormowała tzw. nowe prawo holdingowe, a także wprowadziła daleko idące zmiany w przepisach dotyczących rad nadzorczych. Zmianie uległ m. in. art. 219 § 3 k.s.h., który obecnie stanowi, że „do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należą: (…) sporządzenie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników ocen, o których mowa w pkt 1 i 2 [sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty – dop. DC], oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej)”.
W poprzednim stanie prawnym, przepisy k.s.h. nie wysławiały wprost obowiązku sporządzenia przez radę nadzorczą sprawozdania z jej działalności za ubiegły rok obrotowy, lecz jedynie obowiązek sporządzenia sprawozdania z wyników oceny sprawozdań, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 [sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego – dot. DC] oraz wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty. Pomimo tego, praktyka rad nadzorczych bywała różna – część z nich sporządzała sprawozdania kompleksowe, część sporządzała takie, w których zamieszczona była jedynie informacja o wynikach ocen sprawozdań rocznych, inne z kolei sporządzały tylko takie sprawozdania, w których opisywały swoją działalność w ciągu ostatniego roku obrotowego, nie zważając, że nie były do tego zobowiązane.
Ustawodawca chcąc ujednolicić praktyki stosowane w różnych spółkach, zdecydował się na nowelizację omawianej regulacji, jednakże uczynił to w taki sposób, że powstał dylemat, czy w nowym stanie prawnym rada nadzorcza powinna sporządzić jedno duże sprawozdanie, obejmujące: (1) wyniki oceny sprawozdań i wniosków przygotowanych przez zarząd oraz (2) prezentację działalności samej rady w danym roku obrotowym, czy może rada nadzorcza powinna sporządzić dwa osobne sprawozdania, tj. osobno sprawozdanie z (1) wyników oceny sprawozdań i wniosków przygotowanych przez zarząd oraz (2) z działalności rady nadzorczej. Problem ten wynika z niewłaściwej – od strony legislacyjnej – redakcji art. 219 § 3 pkt 3 k.s.h., w którym ustawodawca na samym końcu wstawił nawias o treści ,,sprawozdanie rady nadzorczej”. W istocie nie wiadomo, czy stworzona w ten sposób definicja legalna „sprawozdania rady nadzorczej” odnosi się do całej treści art. 291 § 3 pkt 3 k.s.h. i z tego względu „sprawozdanie rady nadzorczej” ma obejmować również wyniki ocen sprawozdań i wniosków przygotowanych przez zarząd, czy może termin „sprawozdanie rady nadzorczej” odnosi się jedynie do fragmentu zamieszczonego po przecinku, tj. do sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy, co oznaczałoby konieczność sporządzenia także drugiego, odrębnego sprawozdania dotyczącego wyników ocen sprawozdań i wniosków przygotowanych przez zarząd.
Pewną wskazówkę interpretacyjną mogą stanowić przepisy dotyczące spółki akcyjnej, w których z redakcji art. 382 § 31 k.s.h. w zw. z art. 382 § 3 pkt 3 k.s.h. wynika wprost, że rada nadzorcza sporządza jedno kompleksowe sprawozdanie („sprawozdanie rady nadzorczej”).
Idąc za tą wskazówką, należy stwierdzić, że także w spółkach z o.o., poprawną (i najlepszą) praktyką powinno być sporządzanie przez radę nadzorczą jednego, kompleksowego sprawozdania.
Trzeba przy tym zauważyć, że w doktrynie podnosi się, iż brak wyczerpującego unormowania treści sprawozdania rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (w porównaniu do regulacji spółki akcyjnej) jest zabiegiem celowym ustawodawcy ze względu na mniejszą skalę działalności i mniejszy formalizm tej formy spółki [tak. A. Szumański, R.L. Kwaśnicki, F. Ostrowski (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz do zmian (tzw. prawo holdingowe), Warszawa 2022, komentarz do art. 219 k.s.h.] i że z tego względu da się również przyjąć, iż kwestię tego, czy wszystkie wskazane elementy będą zawierane w jednym, czy w dwóch osobnych sprawozdaniach, można pozostawić do rozstrzygnięcia samej radzie nadzorczej spółki.
Takie elastyczne podejście wydaje się także, w gruncie rzeczy, uzasadnione. Trzeba zatem stwierdzić, że gdyby w danej spółce przyjęła się praktyka tworzenia przez radę nadzorczą dwóch odrębnych sprawozdań, to o ile tylko zawierałyby one wszystkie niezbędne elementy, także należałoby ją dopuścić (jako być może nie do końca zgodną z intencją ustawodawcy, ale mimo wszystko akceptowalną).
